Il 31 luglio 2022 terminerà la normativa di emergenza in vigore dal marzo 2020 (D.L. 18/2020) che, durante l’epidemia da Covid-19, ha permesso lo svolgimento di assemblee societarie mediante strumenti di audio-video conferenza anche per quelle società il cui statuto non prevede tale modalità e in deroga alla normativa codicistica.
Da agosto tornerà ad essere applicabile il regime ordinario, il quale, tuttavia, potrebbe essere “riletto” alla luce dell’esperienza e dei contributi dottrinali maturati durante il periodo della pandemia.
Il quadro normativo è noto
L’articolo 2370 comma 4 del Codice civile (come modificato dalla riforma del 2003), sancisce che «lo statuto può consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione».
Anche prima della riforma del diritto societario, tale possibilità era stata ravvisata dal Consiglio Notarile di Milano (massima 1/2001), a certe condizioni:
«È lecita la clausola statutaria che prevede la possibilità che l’assemblea ordinaria e straordinaria di una società di capitali si svolga con intervenuti dislocati in più luoghi, contigui o distanti, audio/video collegati, a condizione che siano rispettati il metodo collegiale e i principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci. In particolare, è necessario che:
– sia consentito al presidente dell’assemblea, anche a mezzo del proprio ufficio di presidenza, di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione;
– sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione;
– sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno;
– vengano indicati nell’avviso di convocazione (salvo che si tratti di assemblea totalitaria) i luoghi audio/video collegati a cura della società, nei quali gli intervenuti potranno affluire, dovendosi ritenere svolta la riunione nel luogo ove saranno presenti il presidente e il soggetto verbalizzante».
Queste condizioni hanno costituito fino ad oggi la guida per la redazione delle clausole statutarie che legittimano l’assemblea in audio-video conferenza e, prima della normativa emergenziale di cui sopra, hanno regolato il fenomeno.
La normativa di emergenza durante l’epidemia da Covid-19
Durante l’epidemia da Covid-19, la normativa di emergenza ha consentito:
- di tenere mediante strumenti di telecomunicazione anche le assemblee dei soci e le riunioni degli organi sociali di quelle società il cui statuto non prevede tale modalità;
- di svolgere tali riunioni con tutti i partecipanti collegati in audio-video conferenza, senza prevedere un luogo fisico ove poter accedere di persona;
- di imporre agli aventi diritto di partecipare a tali riunioni esclusivamente tramite strumenti di telecomunicazione;
- di vietare ai soci delle società quotate la partecipazione personale all’assemblea e di imporre loro delegare un “rappresentante designato”.
Lo scenario post pandemia
Durante la pandemia hanno ripreso vigore in Dottrina riflessioni che erano sostanzialmente sopite dal 2001. L’opinione prevalente è che buona parte delle prassi legittimate dalla normativa emergenziale continuerà ad essere applicabile anche dopo il ritorno all’assetto “ordinario”.
Innanzitutto, è oramai generalizzato il consenso intorno alla massima H.B.39 del 2017 dei Notai del Triveneto, secondo cui
«Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale.
Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci.
Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci.
Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea.
È sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria».
Si rileva la pubblicazione da parte del Collegio Notarile di Milano della
massima n. 187/2021, secondo la quale
«L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).
Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse, pertanto, non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica».
massima n. 200/2021, secondo la quale
«Sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione».
Nella motivazione di quest’ultima massima si legge anche che:
«pare ragionevole giungere ad affermare che, in presenza di una clausola statutaria che consenta genericamente l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – alla stregua di quanto prevede l’art. 2370, comma 4, c.c., eventualmente richiamando i principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento – l’organo amministrativo (o comunque il soggetto che effettua la convocazione) possa legittimamente indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e indicando le modalità di collegamento».
Secondo i principi espressi dalle massime citate,
l’assetto ordinario che ci si presenterà dopo l’imminente fine dello stato di emergenza risulterà piuttosto diverso da quello – un po’ “ingessato” – precedente.
Vediamone i tratti salienti.
Lo scenario post pandemia
Secondo la lettura del Notariato, lo statuto sembra perdere parte della propria centralità.
Si deve ritenere che, là dove dice «lo statuto può consentire la modalità di partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione», l’articolo 2370 comma 4 del Codice civile intenda che lo statuto «può regolare» tale modalità. Se anche lo statuto tace sul punto, dunque,
i soci hanno comunque il diritto di partecipare all’assemblea con mezzi di telecomunicazione rispettosi del metodo collegiale e della parità di trattamento.
Previsione statutaria derogabile?
Quando lo statuto sociale fissa le regole per la partecipazione con mezzi di telecomunicazione alle riunioni degli organi societari, è possibile derogarvi di volta in volta col consenso unanime dei partecipanti. Secondo questo principio, se l’assemblea o il consiglio si svolgono in forma totalitaria, la modalità di svolgimento in audio-video conferenza sarà sempre valida per definizione, dal momento che tutti gli aventi diritto, collegandosi volontariamente con tale modalità senza essere stati convocati, danno prova di acconsentire al suo utilizzo.
Esclusività?
È legittima la clausola statutaria che consenta di convocare l’assemblea prevendendo come modalità esclusiva di partecipazione quella in audio-videoconferenza, senza indicare un luogo fisico di svolgimento della riunione.
Addirittura, la convocazione dell’assemblea con modalità di partecipazione esclusivamente attraverso mezzi di telecomunicazione (cd. full audio-video conference) sarebbe legittima anche quando lo statuto non contenga una clausola ad hoc, ma consenta genericamente che gli aventi diritto intervengano con sistemi di audio-video conferenza.
